Ürün yönetimi konusunda sadece ülkemizde değil dünyada da farkındalık çok da yüksek değildir. Oysa ki 1900’lerin başından bu yana sanayi devrimi ile birlikte gerçek anlamda ürün yönetimi yapılmaktadır.
Ürün yönetimindeki bu bilinçsizlik, ürün geliştirme süreçlerinde hiyerarşik düzen ve sorumluluk paylaşımlarında tam bir kaos oluşturur. Ürün geliştirilmesi süresinde de eskalasyon [escalation], delegasyon [delegation] ve raporlama [reporting] gibi temel düzenlerin gerçekleştirilmemesine yada yanlış gerçekleştirilmesine sebep olur. Sorumlulukların tam paylaşılmaması, atılması gereken adımların da gecikmesine, herkesin birbirine görev yüklemesine ve işlerin yürümemesine yol açar. Sonuç, başarısız bir ürün, memnun kalmamış bir müşteri ve halledilmesi gereken çok sayıda problem demektir.
Ürün geliştirme süreçlerinde ürün yöneticisi dışındaki görevler aşağıdaki gibidir:
Proje Yöneticisi [Project Manager]
Proje yöneticisi, projeyi yönetir. Pratikte görülen örnekleri göz önünde bulundurulduğunda şaşırtıcı olsa da aynı ürün yönetiminde olduğu gibi proje yönetiminde de insan yönetmek yoktur. Proje yönetiminde süreç ve risk yönetimi söz konusudur. Sorumluluk ayrışması tamamlanmamış, henüz olgunlaşmamış şirketlerde en çok yaşanan sorumluluk kaosu proje ve ürün yöneticileri arasında kendini gösterir.
Ürün, bir “proje” sürecinin bitiminde karşılaşacağımız elle tutulan yada soyut bir “çıktı” ‘dır. Proje süreçlerin birleşimidir, ürün geliştirme, ürünün canlıya çıkması ve ürün sonrasını dahi kapsayabilen tüm adımların bir birleşkesidir ve zaman yönetimidir. Proje yöneticisinin sorumluluğu projenin yürümesini engelleyebilecek tüm riskleri öngörebilmek, doğru bir proje takvimi yaratmak, bu takvime de sadık kalınmasını sağlamakdır. Bu son adım proje yöneticisinin en zorlandığı kısımdır. Bunun sebebi proje takvimine sadık kalınması için poje paydaşları olan tüm sorumluların önlerine çıkan engelleri öngörebilmeyi, engel ortaya çıktıysa bu engelin en kısa sürede kaldırmayı ve projenin olağan sürecine doğru şekilde döndüğünü garantilemeyi kapsar. Tüm bunların yapılması da problemsiz bir iletişimin sağlanması ile mümkündür.
Ürün yöneticisi ürün ile ilgili neleri ve nedenleri organize eder, planlar ve yürütür. Ürün ile ilgili alınan tüm kararlar ürün yöneticisinin sorumluluğundadır.
Proje yöneticisi ise proje ile ilgili nasılları ve ne zamanları organize eder, planlar ve yürütür. Dikkat edilirse, “nasıl” ve “ne zaman” süreci ilgilendiren sorulardır ve projenin yürümesi ile ilişkilidir. Bu kapsamda proje yöneticisi ürün yöneticisinin ürün ile ilgili önceliklendirdiği ihtiyaçların nasıl yapılacağını ürün geliştiriciler ve iş analistleri gibi paydaşlarla görüşür ve alınan geri beslemelere göre müşteri ile ilgili takvim dahil tüm süreci planlar. Proje süreci sonunda ürün yöneticisinin öngördüğü ürünün oluşması için tüm paydaşları düzenli şekilde kontrol eder.
Program Yöneticisi [Program Manager]
Program Yöneticisi birden fazla proje ile ilgili kaynak, risk ve süreç yönetiminden sorumludur. Program birden fazla projenin birleşimidir. Dolayısıyla da birden fazla ürün çıktısı demektir. Her sektörde farklı departmanlar üzerinden de olsa aynı kaynağın kullanıldığı projeler yürütülmektedir. Bu projelerden hangisinin öncelikli olduğuna bağlı olarak kaynak aktarımını yapan kişi program yöneticisidir. Program yöneticisi ürün ve proje yöneticilerini yönetir. İnsan yönetme sorumluluğu vardır. Proje ve ürün yöneticileri program yöneticisine direk raporlamalar yaparak ürün ve projelerinin ne durumda olduğunu, aksaklık ve sıkıntıları belirtir. Gelen raporlara göre de program yöneticisi kaynak dağılımını yeniden şekillendirebilir. Projeler arası bir öncelik söz konusu olmasa bile, aksaklıkların düşük olduğu ve takvimin ilerisinde olan projelere ayrılmış kaynakları diğer projelere kaydırarak tüm projelerin takvimine uygun ilerlemesi de sağlanabilir. Program yöneticisinin amacı tüm projelerin aynı kaynağı kullanarak zamanında tamamlanmasıdır. Şirket çıkarlarını projelerin zamanında teslim edilmesinde görür.
Program yönetiminde en büyük sıkıntı, şirket karlılığı ile direk ilgili çalışanların (şirket sahibi, şirket genel müdürü – CEO, şirket finansal işler yürütücüsü – CFO gibi) program yönetimi sorumluluğunu almasında oluşur. Çünkü bu çalışan grubu içsel olarak yada hedeflerinde varolduğu için şirketin ekonomik anlamda büyümesi yönünde hareket eder. Bu durum program yönetiminde çok büyük bir sıkıntı oluşturur: Kaynak değişmeksizin proje sayısının artması. Kaynağın değişmediği durumda sisteme dahil olan yeni bir proje süreç mekaniklerinin aksamasına sebep olur. Kaynak yetersizliği giderilmediği taktirde sadece süreçsel yada kalite ile ilgili sıkıntılar doğmaz. Aynı zamanda iyi bir şirketin sırtını dayadığı kalifiye çalışan kaynağının demotive olmasına, bıkkınlığa sürüklenmesine, sürekli çalışma sonucu verimsizleşmesine ve her şeyden önemlisi şirket içi huzursuzluğa ve mutsuzluğa sebep olur. Bu yüzden finansal getiri odaklı şirket çalışanlarının program yönetimini yapmaması, yapacaksa da kaynak yetersizliğini her zaman göz önünde tutması gerekmektedir.
Ürün sahibi [Product Owner]
Ürünün genel anlamda sahibidir, küçük çaplı şirketlerde ürünün satılmasından kar sağlayan şirket paydaşlarını temsilen şirket CEO’su ürün sahibi sayılabilir. Ürün ile ilgili kritik kararlar ürün yöneticisinin de üstünde bu kişiden sorulur. Ürün yöneticisi ürünün varolan fonksiyonalitelerinin daha iyi çalışmasına odaklanmak isterken, ürün sahibi ürünün söz verilen özelliklerine bir an önce kavuşmasını isteyebilir. Ürün sahibi kavramı için net bir tanımlama yoktur, kimi durumlarda ürün sahibi ürün yöneticilerinin bağlı olduğu direktör olarak kabul edilebilir. Çoğu durumda ise ürün geliştirme yöntemine bağlı olarak (AGILE, WATERFALL) örneğin Scrum Master’dır.
John Peltier, Quora’da AHA! için kağıda döktüğü makalesinde Ürün Yöneticisinin ve Ürün Sahibinin sorumluluklarının bilinen ürün yöneticisi fonksiyonlarının paylaştırılmışı olduğunu dile getirmektedir. Ona göre ürün yöneticisi daha çok müşteriye odaklı ve pazarlama fonksiyonlarını yerine getiren kişi iken, ürün sahibi daha çok geliştirme tarafında ürüne şekil veren kişidir ve iç müşterilere odaklı çalışmaktadır.
Ürün geliştirmeciler [Product Developer]
Ürünü geliştirmekle yükümlü kişilerdir. Tamamen teknik altyapıya sahip kişiler olup günümüzde bir çok şirkette mühendislerden oluşur. Sektörüne göre farklı yetkinliklere sahiptirler. Teknik altyapı ve yeterlilikleri ile ilgili derinlemesine girmesek de bir kaç örnek vermek doğru olur. Örneğin Kimya sektöründeki ürün geliştirmeciler çoğunlukla ya kimyager yada kimya mühendisi, otomotiv sektöründeki ürün geliştirmeciler makine mühendisi ve yazılım sektöründeki ürün geliştirmeciler bilgisayar ve yazılım mühendisliği geçmişine sahip teknik kişilerdir. Bu kişilerin sorumluluğu ürün yöneticisi tarafından görülmek istenen ürün ihtiyaçlarının nasıl yapılabileceğini ürün yöneticisine aktarmak, geliştirme önünde varsa engelleri belirtmek ve tabii ki üzerinde uzlaşılan ihtiyacı belirlenen süre zarfında ortaya çıkartmaktır.
Ürün ve aksesuar tasarımcıları [Product Designers]
Tasarımcılar bir ürünün alıcısı tarafından nasıl beğenilebileceğini öngören, ürünün kullanımını son kullanıcı için kolay kılan kişilerdir. Ürün tasarımcısı ürün yöneticisi ve iş analisti ile birlikte son kullanıcıyı analiz etmelidir, kullanım alışkanlıklarını öngörmeye çalışmalıdır. Son kullanıcıya uygun tasarım örneklerini çıkartarak geliştiriciler ile birlikte tasarımın ne derece gerçekleştirilebileceği üzerine görüş alış verişinde bulunurlar. Ürün tasarımı sektöre göre değişken zorlukta bir disiplindir. Tasarımın ön planda olduğu ve çok sayıda son kullanıcıya hitap eden, yazılım (B2C), beyaz eşya, otomotiv yada kozmetik gibi sektörlerde ürün tasarımcısının işi zordur. Diğer taraftan ilaç yada boya ürünleri üreten kimya sektörü gibi tasarımın ön planda olmadığı sektörlerde ürün tasarımı proje takviminde çok da yer tutmaz.
İş analisti [Business Analyst]
İş analistleri bir ürünün geliştirilmesindeki öncü kuvvetlerdir. Geliştirilmesi planlanan ürünün fikir aşaması geçildikten sonra iş analistleri piyasayı sürekli izler ve periyodik analizler gerçekleştirir, kullanıcıların genel alışkanlıklar, sektörün işleyişi, rakiplerin hareketi gibi birçok konuda tespitlerde bulunur. Bu tespitleri dökümante eder, ürün yöneticisi ile paylaşır. İş analistlerinin sorumluluğu oldukça fazladır çünkü ürün yöneticisinin sürekli olarak piyasa ile ilgili iletişimde olacağı kişidir. İş analistinin eksikliğinde iş analistinin tüm sorumluluğu direk ürün yöneticisine geçer. İş analistlerinin varlığı genellikle birden fazla piyasanın takip edildiği, yada birden fazla ürünün aynı piyasa içerisinde takip edildiği durumlarda söz konusudur. Bu yüzden özellikle küçük ölçekli şirketlerde iş analisti yer almayabilir. Bu gibi bir durumda iş analistinin tüm sorumluluğu ürün yöneticisine aittir.
İş analistinde en çok aranan özellik analiz yeteneği olup, ürünün çıkartılacağı pazar bilgisi iş analistleri için çok büyük artıdır.
Veri analisti [Data Analyst]
Veri analistleri özellikle de istitistiki verilerin kullanıldığı ve geliştirmelerin bu verilere göre yapıldığı yazılım sektörü gibi sektörlerde oldukça önemlidir. Veri analistinin görevi verinin müşteri yöneticisi tarafından müşteriden alınması ve veri üzerinde yapılacak çalışmaların neler olduğunun tespit edilmesinin ardından başlar, istenen analizlerin raporu oluşturulduğunda son bulur. Bazı durumlarda veri analistleri ürün geliştirilen sektöre dair bilgi ve tecrübeye sahipler ise, raporlanan verinin yorumlamasını da yaparlar. Aksi taktirde, veri analizinin çıktısını yorumlara görevi ürün yöneticisindedir. Veri analistliği gelişen internet teknolojisi ve veriye bağlı geliştirmelerin önem kazanmasından dolayı son yıllarda ortaya çıkan ve çok önemli bir sorumluluktur.
Ürün testçisi [Product Tester]
Test, ürün yönetiminde en basit görünen adımlardan biridir. Dolayısıyla ürün testçisi de genel anlamda hafife alınan bir sorumluluktur. Ancak ürün kalitesinin müşteriye sunulmadan önce ne derece tatmin edici olduğu sadece ürün testçisinin tam donanımlı test yapması ile görülebilir. Ürün testçisi, ürünü en az ürün yöneticisi kadar bilmekle mükelleftir. Üründe öngörülemeyen açıkları bulmak ancak bu şekilde mümküdür.
Ürün testçisi geliştirilmekte olan ürünün tüm test süreçlerini oluşturur, test adımlarını otomatize eden ve test verimliliğini artıran yöntemler geliştirir, şirketin varsa sertifikasına sahip olduğu standartlara uyumluluğun sağlanmasını garanti eder, ürünün tüm versiyonlarını (Beta – Alpha ve Canlı) test etmek ve her versiyonda kalite garantisini vermek zorundadır.
Ürünün test aşamasının problemli olması diğer tüm süreçlerini de problemli kılar. Bunun sebebi test adımının geliştirme adımlarının kontrol adımı olmasıdır. Bu noktada ortaya çıkan tüm problemler önceki adımlarda varolan süreçsel problemleri de su yüzüne çıkartır. Ürün testinin tam olarak yapılması ve kalite garantisinin verilebilmesi de müşteri iletişiminde şirketi ön plana çıkartır, güven verebilirliğini artırır.
Ürün yönetiminde anlatılan bu sorumlulukları bilmek neden önemlidir? Önemlidir çünkü bu sorumlulukların biri dahi yapılması gerektiği şekliyle yapılmazsa, yada bu sorumluluklar şirkette hiç bulunmuyorsa ürün tahlikeye girer. Proje takvimi uzamakla kalmaz, ürün ihtiyaçları göz ardı edilmeye başlanır, kaos ortaya çıkar. Yapılması gereken tüm işler ürün yöneticisinin omuzlarında birikmeye bu durum da ürün yöneticisinin asıl yapması gereken pazarlama, pazar araştırması, ürün ihtiyaçlarının tespiti gibi ürünün olmazsa olmazlarının gerektiği gibi yapılmamasına sebebiyet verir. Sektörden bağımsız olarak, ürün ister restoranda yediğiniz bir tatlı, ister televizyon, isterse de bir yazılım olsun, planlanandan çok uzak bir sonuç ortaya çıkar. Süreç içerisinde omuzlarına yük binen herkesin moral ve motivasyonu düşer, iletişim problemleri yoksa oluşur, varsa daha da artar. Tüm ürün paydaşlarında bıkkınlık oluşur ve sistem tam bir kısır döngüye girer.
Elbette tüm bunların yanında hiyerarşik bir düzenin gerekliliği de sorgulanabilir. Dikey bir yönetim yerine yatay bir yönetim tarzının olup olamayacağı başka bir tartışma konusu diyebiliriz. Özellikle ülkemiz düşünüldüğünde, özel sektör ve sermaye de göz önünde bulundurulduğunda yatay yönetim şekilleri, en azından yakın zamanda, pek mümkün gözükmemektedir. Bu yüzden hiyerarşik sistemin oturtulması ve her paydaşın sorumluluğunun farkında olması ürün yönetiminde sorunları en düşük seviyeye indirgeyecektir.